Términos y Condiciones

1. OBJETIVO

Regular el tratamiento y la protección de la información personal con base en el reconocimiento del derecho que por norma constitucional tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos de MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S en conformidad con la ley de Protección de Datos Personales, Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de tratamiento por parte de MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S

3. DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales (Ley 1581 de 2012).
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita, por medio de un documento físico, electrónico en cualquier otro formato, generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento ya sea en archivo físico o electrónico. (Ley 1581 de 2012).
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (Ley 1581 de 2012). Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
  • Datos públicos: Es la información personal que está contenida en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales no sometidas a reserva tal como el estado civil, profesión u oficio (Ley 1581 de 2012).
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc (Ley 1581 de 2012).
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado (Ley 1581 de 2012).
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos (Ley 1581 de 2012).
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento (Ley 1581 de 2012).
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. CONTENIDO

4.1 RESPONSABLE

Responsable del tratamiento de datos personales:

Razón Social MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S Dirección: Carrera 43 No 8 – 45 Ciudad Barranquilla Correo Electrónico: contactanos@molipeter.com Teléfono: 3446632 – 3704922 Área Encargada: Gerencia Administrativa

4.2 PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el tratamiento de los Datos Personales, MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S aplicará los siguientes principios, basados en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y decretos reglamentarios que apliquen:

  • Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
  • Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: En el Tratamiento de Datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
  • Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en la compañía MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en la compañía.

4.3 TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR LA COMPAÑÍA MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S.

En calidad de responsable del tratamiento de datos personales, realiza el tratamiento de la información personal con la debida autorización del titular, salvo que se traten de datos personales públicos, en cuyo caso por expresa disposición de la ley, no se requiere de autorización para su tratamiento.

La compañía para el adecuado desarrollo de su objeto social, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, para los siguientes propósitos o finalidades:

4.3.1 Finalidades generales para el tratamiento de datos personales

MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

En relación con lo anterior, MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S podrá ejecutar las siguientes acciones:

  • Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  • Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.

4.4 DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

4.4.1 Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6o de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la compañía informará al Titular, que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

4.4.2 Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes Según lo dispuesto por el Artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013

La compañía sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, la compañía deberá:

  • Obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

4.5 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la constitución y la ley.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Otorgar o no autorización sobre la recolección de datos de carácter sensible.

4.6 DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La compañía tiene claridad que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la compañía hará uso de los datos personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

La compañía atenderá los deberes previstos para los responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

4.7 AUTORIZACIÓN

La compañía solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales y sobre los que requiera realizar el tratamiento, salvo que se traten de datos personales públicos, en cuyo caso por expresa disposición de la ley, no se requiere de autorización para su tratamiento. Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la compañía, tales como:

• Por escrito, diligenciando el formato FR-GH-03 para autorización de manejo y tratamiento de datos personales.

• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.

4.8 CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

PERSONALES Los titulares de datos personales tratados por MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S., tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación escrita de la solicitud respectiva son:

Correspondencia dirigida a MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S., en la Carrera 43 N° 8 – 45, Barranquilla, Colombia. Solicitud presentada al correo electrónico: contactanos@molipeter.com

  • Estos canales podrán ser utilizados por titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer sus derechos.
  • La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la compañía indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
    • El nombre y dirección de domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
    • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
    • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
  • Si la consulta y/o petición realizada por el titular del dato resulta incompleta, la compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
  • El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.9 SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento al principio de seguridad en el tratamiento de Datos Personales, la compañía proporcionará las medidas administrativas, técnicas y humanas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o de manera fraudulenta.

La obligación y responsabilidad de MAMA A BORDO UNA MARCA DE MOLINOS Y PILADORAS PETER S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La compañía no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de la compañía y sus encargados.

4.10 LEGISLACIÓN APLICABLE Esta Política de Protección de Datos

Personales, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

5. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 22-01-2018 01 Se elaboró y aprobó el documento 30-07-2019 02 Se cambió dirección electrónica de contacto y se agregó el decreto 1377 de 2013 al objetivo.

Código: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PO-GH-01 Versión: 02 Fecha: 30-07-2019 Aprobado por Olga Mancipe – Gerente Administrativa Página: 6 de 6 Revisado por Marlon Sarmiento – Contador Elaborado por Silvia Peña J – Jefe de SIG 6

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